Politique de confidentialité

De quoi s’agit-il ? 

La confidentialité de vos données est importante pour LEXR, c’est pourquoi nous nous conformons aux lois applicables en matière de protection des données, notamment le Règlement général sur la protection des données (RGPD) de l’UE et la Loi fédérale sur la protection des données (LPD) de la Suisse.  

L’objectif de la présente Politique de confidentialité est de décrire les types de données personnelles que nous collectons auprès de vous ou vous concernant auprès de tiers, comment nous utilisons, divulguons, protégeons et traitons ces informations, et avec qui nous les partageons dans le cadre de nos Services et du Site LEXR, ainsi que certains droits dont vous disposez à cet égard. 

Comment puis-je vous contacter concernant les questions de confidentialité ? 

Ce site web est exploité par LEXR Tech AG (“nous”), qui est le contact et le maitre du fichier dans le cadre du traitement de vos Données personnelles lors de l’utilisation de ce site web. Si vous avez des questions concernant la présente Politique de confidentialité, vous pouvez nous contacter :  

• par courrier électronique à l’adresse suivante : [email protected]
• en nous envoyant un courrier à l’adresse suivante : LEXR Tech AG, Penasch sot 14b, 7078 Lenzerheide/Lai.
• ou en nous appelant au +41 44 544 13 30  

En Allemagne, nous avons désigné un représentant de l’UE conformément au RGPD. Si vous nous rendez visite depuis l’Allemagne, vous pouvez également contacter LEXR Germany Rechtsanwalts GmbH :  

•  Par courrier électronique à l’adresse : [email protected]
• en nous envoyant un courrier à l’adresse suivante LEXR Germany Rechtsanwalts GmbH, c/o Mindspace, Friedrichstraße 68, 10117 Berlin.
• ou en nous appelant au +41 44 544 13 30  

Pour nos services juridiques, les cabinets d’avocats locaux respectifs sont maitres du fichier dans le cadre du traitement de vos données personnelles. Vous trouverez les coordonnées respectives dans les mentions légales. 

Quels sont les types de données personnelles que vous collectez / traitez ?  

Nous collectons et traitons les Données à caractère personnel que vous nous fournissez lorsque vous communiquez avec nous (telles que votre nom et vos coordonnées, votre préférence linguistique, votre fonction, vos affiliations professionnelles et d’autres informations que vous nous fournissez directement ou indirectement). Les données personnelles peuvent vous concerner, ainsi que vos employés et/ou agents. Dans certains cas, les Données à caractère personnel sont complétées par des données obtenues auprès d’autres sources publiques, telles que les sites web des entreprises ou les médias en ligne, dans le but de confirmer votre identité ou votre poste ou d’obtenir des informations supplémentaires pour nous aider à communiquer avec vous.  

Si vous êtes une recrue potentielle, nous pouvons traiter les Données personnelles suivantes : Nom et titre du poste ; Coordonnées, y compris l’adresse électronique, l’adresse physique et le numéro de téléphone ; CV, y compris votre âge et/ou votre sexe (si vous nous le fournissez), votre formation, vos antécédents professionnels et toutes autres informations similaires que vous nous fournissez. 

A quelles fins traitez-vous mes données ? 

Les objectifs pour lesquels nous collectons des données personnelles auprès de vous sont les suivants : 

• fournir nos services  
• vérifier votre identité 
• améliorer, développer et commercialiser nos Services  
• exécuter les demandes que vous avez formulées en relation avec nos Services ou les demandes que vous faites sur notre Site  
• nous conformer à toute loi applicable, ordonnance d’un tribunal ou exigence d’un organisme de réglementation  
• exécuter, respectivement obtenir l’exécution, de nos contrats avec vous  
• protéger nos droits, notre propriété ou notre sécurité, ainsi que les droits de certains tiers, y compris nos autres clients et les autres utilisateurs du Site ou de nos Services, 
• recruter, et  
• à des fins d’analyse : dans les cas où vous avez donné votre consentement (lorsque la loi l’exige), nous pouvons utiliser des fichiers journaux, des cookies et d’autres technologies pour obtenir des données personnelles. Il peut s’agir d’un identifiant de session afin de suivre les statistiques d’utilisation de notre site, d’une adresse IP afin de surveiller le trafic/volume du site et d’autres informations autorisées par la loi. Veuillez consulter notre politique en matière de cookies pour en savoir plus sur les cookies que nous utilisons et sur la manière dont vous pouvez les gérer et les supprimer.  

Quels sont les fondements juridiques qui vous permettent de traiter mes données personnelles ?  

Il est nécessaire pour nous d’utiliser ou de traiter vos données personnelles pour les raisons suivantes :  

Contrat : pour exécuter nos obligations en vertu de tout engagement ou contrat que nous pouvons avoir avec vous ou votre organisation (i.e. afin de vous inscrire en tant que client ; de fournir et administrer les Services et de traiter les paiements, la facturation et le recouvrement ; à des fins de recrutement).  

Intérêts légitimes : Lorsqu’il est dans notre intérêt légitime (ou l’intérêt légitime d’un tiers) d’utiliser les Données personnelles pour nous assurer que nous fournissons les Services de la meilleure façon possible (i.e. (1) pour administrer et gérer notre relation avec vous, que ce soit par le biais de la comptabilité, de l’audit ou d’autres étapes liées à l’exécution de notre relation commerciale ; (2) pour analyser et améliorer nos communications et nos Services et rester conforme à nos politiques, et (3) pour fournir les livrables ou les Services pour lesquels vous nous avez engagés).  

Obligations légales : Il se peut que nous ayons l’obligation légale d’utiliser vos Données personnelles afin de nous conformer à certaines obligations légales qui nous sont imposées, y compris, mais sans s’y limiter, la lutte contre le blanchiment d’argent, la fraude et la prévention du crime.  

Consentement : Nous pouvons nous appuyer sur votre consentement librement donné au moment où vous avez fourni vos Données personnelles.  

Comment recueillez-vous les données personnelles ? 

Nous collectons les données personnelles directement : 

• via notre Site Internet et nos communications électroniques
• lorsque vous ou votre organisation utilisez nos Services
• lorsque vous ou votre organisation proposez de nous fournir, ou nous fournit, des services
• lorsque vous correspondez avec nous par voie électronique en utilisant notre site Web
• lorsque vous ou votre organisation naviguez, remplissez un formulaire, faites une demande ou interagissez de toute autre manière sur notre site web.  

Nous recueillons des données personnelles indirectement :  

• par le biais de sources publiques 
• à partir de registres publics (tels que les registres du commerce), d’articles de presse, de listes de sanctions et de recherches sur Internet
• lorsque nos clients commerciaux nous engagent pour fournir des services professionnels qui les amènent à partager avec nous des données personnelles qu’ils contrôlent dans le cadre de cet engagement.  

Quelles mesures de sécurité des données personnelles prenez-vous ?  

Nous avons mis en œuvre des mesures techniques et organisationnelles afin de sauvegarder au mieux les données personnelles que nous traitons. Bien que nous fassions des efforts permanents afin de protéger nos systèmes, opérations, sites et informations contre tout accès, utilisation, modification et divulgation non autorisés, en raison de la nature inhérente d’Internet en tant que moyen de communication mondial et d’autres facteurs de risque, nous ne pouvons pas garantir que les informations, pendant leur transfert ou leur stockage, seront à l’abri total de toute interception. 

Avec qui partagez-vous mes données personnelles ? 

Nous pouvons, si nécessaire et conformément à la base juridique pertinente, partager vos données personnelles avec un certain nombre des catégories de tiers suivantes : 

• Assureurs
• Organismes de régulation/autorités fiscales/registres des sociétés.
• Conseillers professionnels auxquels nous faisons appel, tels que des comptables et des avocats.
• les autorités gouvernementales ou réglementaires.
• des tiers qui fournissent des services tels que des services de traitement et de traduction de documents, des entreprises de déchiquetage et/ou d’élimination de papier confidentiel, des fournisseurs de logiciels ou de systèmes informatiques, des services d’assistance informatique, des fournisseurs de stockage de documents et d’informations.
• Les tiers qui sont engagés dans le cadre de votre affaire, tels que les avocats, les médiateurs, les banques et autres prestataires de services de paiement, les tribunaux, les conseillers fiscaux ou les experts en évaluation.
• les prestataires de services tiers qui nous aident à analyser les données relatives aux clients, tels que Google Analytics.
• les fournisseurs tiers de services postaux ou de messagerie qui livrent nos campagnes de marketing postal ou les documents liés à une affaire client.  

Nous assurons une diligence raisonnable pour les prestataires tiers et nous nous assurons contractuellement que les sous-traitants traitent les données personnelles de manière appropriée et conformément à nos obligations légales et réglementaires. En outre, nous pouvons faire appel à des prestataires externes lorsque cela est nécessaire pour fournir les Services (par exemple, sans limitation : avocats, comptables ou autres experts tiers).  

Ce faisant, nous nous conformerons à nos obligations légales et réglementaires concernant les Données à caractère personnel, y compris, sans limitation, l’établissement et la mise en œuvre de garanties appropriées. 

Où traitez-vous / transférez-vous mes données ? 

Nous pouvons transférer des données personnelles vers des lieux situés en dehors de la juridiction dans laquelle nous vous fournissons nos services. Nous pouvons traiter vos données en Suisse et dans l’UE/EEE ainsi qu’aux États-Unis. Par exemple, nous collaborons actuellement avec des fournisseurs de services informatiques dont le siège social est situé aux États-Unis et qui peuvent traiter des données personnelles, notamment à des fins de suivi du temps et de facturation.  

Si et dans la mesure où vos Données personnelles sont transférées vers et/ou stockées dans une destination située en dehors de la Suisse/UE/EEE, nous prendrons toutes les mesures raisonnablement nécessaires pour garantir que vos données sont traitées de manière sécurisée. Dans la mesure où ces pays se trouvent en dehors de l’EEE et où l’UE n’a pas adopté de décision d’adéquation pour ces pays, nous prenons des dispositions appropriées pour garantir un niveau adéquat de protection des données pour tout transfert de données. Ces dispositions comprennent, par exemple, les clauses contractuelles types de l’UE. Dans ces cas, il est toutefois possible et il existe un risque que les autorités du pays tiers concerné (par exemple, les services de renseignement) aient accès aux données transférées et que l’application de vos droits de personne concernée ne puisse être garantie. Lors de l’obtention de votre consentement via la bannière de consentement, vous en serez également informé.  

Malheureusement, la transmission d’informations via Internet ne peut pas être totalement sécurisée. Bien que nous fassions de notre mieux pour protéger vos données personnelles, nous ne pouvons pas garantir la sécurité absolue des données transmises.  

Combien de temps conservez-vous mes données personnelles ? 

En principe, nous ne conservons vos Données Personnelles que le temps nécessaire à la réalisation des objectifs pour lesquels elles ont été collectées. Par la suite, nous supprimons immédiatement les données, sauf si nous devons les conserver jusqu’à l’expiration des obligations légales de conservation.  

En ce qui concerne les visiteurs de notre Site,  

• Nous conservons les données personnelles pertinentes pendant au maximum, deux ans à compter de la date de notre dernière interaction avec vous.  

Pour la fourniture de services aux clients,  

• Nous conservons les Données Personnelles pertinentes pendant au moins 10 ans à compter de la date de notre dernière interaction avec le client et conformément à nos obligations en vertu de la législation nationale, ou plus longtemps si nous y sommes tenus en vertu de nos obligations réglementaires ou d’assurance professionnelle. Après cette période, nous pouvons détruire lesdits fichiers sans autre avis ni responsabilité.  

Pour le recrutement,  

• Nous conservons les Données personnelles pertinentes tout au long du processus de recrutement de LEXR et supprimons les Données personnelles dans un délai de 6 mois après la fin du processus de recrutement. 

Quels droits ai-je concernant mes données personnelles ? 

Vous disposez des droits suivants concernant les données personnelles que nous détenons à votre sujet. Si vous souhaitez exercer vos droits, veuillez nous contacter aux coordonnées indiquées ci-dessus :  

• Droit d’accès : Vous avez le droit de nous demander de vous fournir une copie des données personnelles que nous détenons à votre sujet. Si vous avez besoin de copies supplémentaires ou si la demande est excessive ou abusive, nous avons le droit de facturer des frais raisonnables. 
• Droit de rectification : Si les Données personnelles que nous détenons à votre sujet sont incomplètes ou inexactes, vous avez le droit de nous demander de les rectifier.
• Droit d’effacement : Vous pouvez nous demander d’effacer ou de supprimer vos Données personnelles dans certaines circonstances (c’est-à-dire lorsque nous n’en avons plus besoin ou si vous avez retiré votre consentement (le cas échéant)).
• Droit de restreindre le traitement : Vous pouvez nous demander de bloquer ou de supprimer le traitement de vos Données personnelles dans certaines circonstances (c’est-à-dire lorsque vous contestez l’exactitude des Données personnelles ou que vous vous y opposez).
• Droit à la portabilité des données : Dans certaines circonstances, vous avez le droit d’obtenir les Données personnelles que vous nous avez fournies (dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine) et de les réutiliser ailleurs ou de nous demander de les transférer à un tiers.
• Droit d’opposition : Vous pouvez nous demander de cesser de traiter vos Données personnelles pour des raisons découlant de votre situation particulière si nous traitons les données sur la base d’un intérêt légitime. Si vous vous opposez au traitement de vos données à des fins de marketing direct, vous disposez d’un droit d’opposition général, que nous mettrons également en œuvre sans donner de raisons. 
• Droit de retirer votre consentement : Vous avez le droit de retirer totalement ou partiellement votre consentement à tout moment avec effet pour l’avenir si vous avez donné votre consentement à la collecte, au traitement et au transfert de vos données personnelles. Vous pouvez cliquer sur le lien ” se désabonner ” dans l’e-mail que vous avez reçu de notre part ou utiliser notre formulaire de contact. 
• Droit de déposer une plainte auprès de l’autorité de surveillance : Vous avez le droit de contacter l’autorité de surveillance compétente – en Suisse, le Préposé fédéral à la protection des données et à la transparence. Si vous nous visitez depuis l’Allemagne, vous pouvez faire valoir ce droit, par exemple, auprès d’une autorité de contrôle dans l’État membre de votre lieu de résidence, de votre lieu de travail ou du lieu de l’infraction présumée. À Berlin, siège de notre représentant de l’UE, l’autorité compétente est la suivante : Berliner Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit, Alt-Moabit 59-61, 10555 Berlin, tél : +49 30 13889-0, e-mail : [email protected] 

Comment utilisez-vous Microsoft Teams ? 

Nous utilisons « Teams » pour organiser et/ou participer des réunions en ligne. Teams est un logiciel de Microsoft Ireland Operations Limited, South County Business Park, Leopardstown, Dublin 18, Irlande (« Microsoft »). La base juridique du traitement des données pour l’organisation et/ou la participation à des réunions via Teams est notre intérêt légitime à la conduite efficace et simple de réunions en ligne, de discussion et de présentations. En outre, nous effectuons ce traitement de données sur une base contractuelle dans la mesure où les réunions ont lieu dans le cadre des relations contractuelles existantes avec vous. Nous ne sommes pas responsables du traitement ultérieur des données sur le site Web du produit Teams, où le logiciel de bureau peut être téléchargé et l’application Web utilisée.  

Au cours d’une réunion via Teams, les détails des participants (par exemple, nom d’affichage, prénom, nom, téléphone), les métadonnées (par exemple, le sujet et la description de la réunion, l’adresse IP, l’heure de la dernière activité du participant sur Teams), les messages de chat ou de chaîne, les données d’enregistrement de microphone et vidéo et l’utilisation du téléphone peuvent être traités dans certaines circonstances. Vous pouvez désactiver la transmission via microphone et caméra à tout moment via les paramètres correspondants. Nous n’enregistrons les réunions ou enregistrons des données texte qu’avec votre consentement et votre notification préalable. Microsoft stocke et utilise les métadonnées pour nous permettre d’analyser et de générer des rapports sur l’utilisation de Teams.  

Microsoft peut prendre connaissance des données ci-dessus dans le cadre de son contrat avec nous. Vous trouverez plus d’informations dans la politique de protection des données de Microsoft sous https://privacy.microsoft.com/fr-fr/privacystatement.

Comment envoyez-vous les lettres d’information ?

Nous pouvons envoyer des newsletters et d’autres notifications par e-mail et par d’autres canaux de communication. Nous pouvons faire envoyer des newsletters et d’autres notifications par des tiers ou les envoyer avec l’aide de tiers. 

En général, vous devez consentir expressément à l’utilisation de votre adresse électronique et d’autres adresses de contact, à moins que l’utilisation ne soit autorisée pour d’autres bases légales. Dans le cas des e-mails, nous utilisons la méthode du “double opt-in” pour tout consentement, c’est-à-dire que vous recevrez un e-mail contenant un lien web sur lequel vous devrez cliquer pour confirmer, afin d’éviter toute utilisation abusive par des tiers non autorisés. Nous pouvons enregistrer ces consentements, y compris l’adresse de protocole Internet (IP), la date et l’heure. 

Les lettres d’information et autres notifications peuvent contenir des liens web ou des pixels de suivi qui indiquent si une newsletter ou une notification individuelle a été ouverte et quels liens web ont été utilisés (mesure de la performance). Ces liens web et pixels de suivi enregistrent l’utilisation des newsletters et autres notifications. Nous avons besoin de cet enregistrement statistique de l’utilisation, y compris la mesure du succès et de la portée, afin de pouvoir proposer des newsletters et d’autres notifications de manière efficace et conviviale, ainsi que de manière permanente, sûre et fiable, sur la base des habitudes de lecture des destinataires. 

Vous pouvez à tout moment vous désabonner des newsletters et autres notifications et vous opposer ainsi notamment à la collecte de données d’utilisation susmentionnée. Vous pouvez le faire en nous contactant directement ou en suivant le lien inclus dans le pied de page de chaque lettre d’information que nous vous envoyons. 

Cette Politique de confidentialité changera-t-elle un jour?

Nous pouvons modifier cette politique de confidentialité de temps à autre. Nous le ferions pour refléter tout changement dans notre utilisation de vos données personnelles ou pour nous conformer aux modifications de la loi.  

Dans la mesure du possible, nous vous informerons par e-mail de tout changement important. Cependant, nous vous encourageons également à relire périodiquement cette politique de confidentialité pour rester à jour et informé de la façon dont nous utilisons vos données personnelles.  

Janvier 2023